Seorang pekerja yang mengerjakan suatu proyek diharapkan
memiliki seperangkat kemampuan dasar yang akan membantu mereka dalam mengelola
proyek tersebut. Kemampuan ini, jika disebutkan, meliputi:
Kualitas kepemimpinan
Project Management
bertanggung jawab untuk memotivasi tim, menyelesaikan masalah, dan
membuat keputusan.
Manajemen waktu
Pada saat yang sama, Project Management akan berkolaborasi dengan tim, pemangku
kepentingan, pelanggan, dan tim dari divisi lain. Akibatnya, dalam skenario
ini, keterampilan pengaturan waktu diperlukan.
penganggaran
Di hampir setiap industri, Project Management diharapkan untuk menjaga dan memelihara
anggaran sesuai dengan anggaran yang ditetapkan melalui kerjasama dengan para
pemangku kepentingan.
Kemampuan untuk Menganalisis
Project Management
juga memerlukan keterampilan analitis untuk mengatasi kesulitan yang
mungkin berkembang selama proyek. Kemampuan ini diperlukan secara teratur untuk
memeriksa data dan membuat keputusan yang mempengaruhi proyek.
Fungsi Project Management
Project Management
memiliki sejumlah fungsi yang terkait dengannya. Berikut ini adalah
contoh fungsi Project Management :
Perencanaan
Penyiapan sumber daya manusia, infrastruktur, dan fasilitas
proyek merupakan bagian dari proses perencanaan. Seorang Manajer Proyek akan
berbicara tentang strategi dan bagaimana tim Project Management akan mengembangkan, menjual, dan
mendistribusikan produk mereka.
Jika organisasi menyediakan jasa konstruksi, strategi
bagaimana perencanaan proyek konstruksi akan berfungsi secara efektif dan
lancar akan diuraikan.
Project Management
akan berkoordinasi dengan berbagai divisi dalam struktur organisasi
perusahaan dalam tugas ini. Semua divisi ini merupakan komponen penting dari
bisnis apa pun. Untuk setiap divisi, setiap sektor memiliki uraian tugas dan
tanggung jawab masing-masing.
Penerapan
Fungsi ini berkaitan dengan eksekusi atau eksekusi dari
strategi yang telah dikembangkan. Poin ini menentukan kesuksesan sebuah perusahaan.
Sebagai bagian dari proyek, Project Management akan melacak kemajuan proyek karena
menghadapi berbagai kendala dan tantangan. Hasil dan kemajuan proyek, seperti
waktu, sumber daya manusia, dan bahan untuk menyelesaikan proyek, dapat
ditentukan dengan menggunakan informasi dari tahap implementasi.
Pengawasan dan Pemantauan
Pemantauan dan pengawasan adalah tahap kunci dalam
memastikan bahwa hasil akhir proyek memenuhi harapan. Tujuan dasar dari
pengawasan adalah untuk mengurangi setiap penyimpangan proyek yang mungkin
timbul. Tindakan korektif akan diperiksa dan diterapkan jika ada penyimpangan
dari rencana awal untuk memaksimalkan kinerja, biaya, waktu, kualitas, dan
keamanan.
Tugas dalam Project Management
Karena Project Management
sangat penting dalam bisnis, Project Management bertanggung jawab untuk menjamin bahwa proyek
berjalan dengan lancar dari awal hingga selesai. Ada beberapa hal lagi yang
harus diselesaikan:
Merencanakan proyek
Tugas pertama manajer proyek adalah merancang strategi yang
dapat diterapkan untuk mencapai tujuan dan sasaran sesuai dengan strategi
bisnis perusahaan secara keseluruhan. Menentukan ruang lingkup proyek dan
sumber daya apa yang tersedia, menghitung komitmen waktu dan uang, dan
bagaimana memantau dan melaporkan keberhasilan proyek adalah bagian dari
rencana.
Menyatukan Tim Project Management memerlukan penggunaan sumber daya, seperti
personel dan manajer yang terlatih dan berpengalaman, untuk melaksanakan tugas
proyek. Mereka harus bergabung dengan tim yang ada dan berperan. Setelah
pembentukan tim, sangat penting untuk menetapkan tugas dan tenggat waktu, serta
instrumen untuk kolaborasi tim.
Selama proyek berlangsung, tim akan sering terlibat dalam
diskusi dan brainstorming. Ini dilakukan untuk memberikan pembaruan status,
melacak kemajuan tim, dan mengalokasikan kembali sumber daya sesuai kebutuhan.
Mengelola Komunikasi dalam Lingkungan Terbatas Waktu
Sementara waktu selalu berlalu, proyek harus selesai pada
tenggat waktu. Komunikasi sangat penting untuk menghadapi perubahan dan
memastikan bahwa setiap orang melakukan bagian mereka. Untuk membangun dan
memelihara jadwal yang realistis, Project Management harus secara akurat menentukan, menjadwalkan,
dan memperkirakan durasi kerja.
Menghitung Anggaran Project Management akan menentukan bagaimana menghitung anggaran
proyek yang sesuai. Pembiayaan akan diserahkan kepada pemangku kepentingan atau
pemimpin perusahaan setelah uang yang dibutuhkan untuk menjalankan proyek telah
dihitung. Tahap selanjutnya adalah membandingkan pengeluaran aktual dengan
jumlah yang dianggarkan. Sebisa mungkin, gunakan keuangan seefektif dan
seefisien mungkin tanpa mengurangi kualitas proyek.
Mitigasi Masalah dan Risiko
Tak pelak, masalah dan bahaya dapat berkembang selama proyek
berlangsung. Untuk memastikan bahwa rencana proyek tidak menyimpang dari apa
yang direncanakan semula, seluruh tim proyek harus siap dan waspada untuk menyelesaikannya
dengan cepat. Untuk mengelola semua hal ini, seorang manajer proyek harus
memiliki kemampuan manajemen risiko yang efektif. Risikonya adalah kemungkinan
masalah yang belum terjadi tetapi harus diwaspadai dan mencari cara untuk
menghindarinya jika terjadi.
Monitoring Proses
Langkah selanjutnya adalah melacaknya dan membandingkannya
dengan desain proyek sebelumnya.
Akibatnya, semua data dan laporan proyek harus ditinjau dan
dianalisis dengan cermat untuk menentukan apakah kemajuan diharapkan atau
tidak. Jika ada sesuatu yang perlu diubah selama proyek, Project
Management harus menyesuaikan atau
mengalokasikan kembali sumber daya untuk mengakomodasi perubahan.
Membuat Dokumentasi dan Laporan
Salah satu cara berinteraksi dengan tim dan pemangku
kepentingan adalah melalui laporan dan dokumen. Informasi yang lebih spesifik
diperlukan oleh tim, dan pemangku kepentingan akan meminta data yang lebih luas
untuk menilai kemajuan proyek.
Dalam situasi ini, Project Management bertanggung jawab untuk menghasilkan laporan
dan dokumentasi proyek setelah proyek selesai. Pada akhir proyek, dokumentasi
dan laporan akan dikumpulkan, ditandatangani, dan disimpan, dan akan digunakan
sebagai referensi ketika merencanakan proyek masa depan.
Ilmu yang diatas dapat anda dapatkan dengan ikut serta dalam
Training
Project Management, di dalam Training Project Management anda akan
mendapatkan dasar keilmuan dari Project Management yang berguna untuk membangun
bisnis yang lebih baik.